Ignorare il problema equivale a non averlo?
La mancanza di un controllo di gestione accurato equivale ad affidarsi alle proprie sensazioni e questo, nella stragrande maggioranza dei casi, potrebbe risultare molto pericoloso.
La gestione di uno studio odontoiatrico è una sfida continua, soprattutto in un settore sempre più competitivo, dove i margini di guadagno diminuiscono e i pazienti hanno crescenti pretese.
In questo contesto, il controllo di gestione e l’analisi delle statistiche relative alla prima visita odontoiatrica giocano un ruolo fondamentale.
In questo articolo, esploreremo alcuni aspetti, come ad esempio le percezioni errate diffuse tra i titolari e i responsabili delle strutture odontoiatriche, riguardo al controllo di gestione e di come queste possano nascondere insidie, problemi e mancate opportunità.
IL PROBLEMA DELL’ASSENZA DI CONTROLLO
Il controllo di gestione è spesso trascurato o mal compreso da molti studi e strutture odontoiatriche italiane.
Questo è dovuto a diversi fattori, come la mancanza di conoscenza riguardo alle sue potenzialità, la mancanza di tempo per implementarlo correttamente e il personale spesso non adeguatamente formato per svolgere questa attività.
Di conseguenza, i titolari di strutture odontoiatriche possono trovarsi a dover gestire i propri studi senza una visione chiara dei dati e delle informazioni che potrebbero aiutarli a prendere decisioni informate per il miglioramento delle prestazioni e dei risultati.
Il problema di utilizzare questa modalità è che, spesso e volentieri, queste percezioni risultano falsate o non del tutto veritiere.
Il dato che emerge da questo tipo di analisi può essere preda dello stato emotivo del momento e portare a delle scelte pericolose, che equivale a fare o non fare delle azioni.
E’ un film che ho visto molte volte. Ti accettano due, tre prime visite di fila e la tua percezione è che sei il numero uno, dimenticando tutte quelle pregresse che sono state scartate.
CONTROLLO DI GESTIONE VS PERCEZIONI
Ti trovi a gestire lo studio convinto di avere un tasso di accettazione dell’80% quando la realtà dei fatti è che non arrivi neanche al 50%.
Stai perdendo opportunità e neanche te ne accorgi.
Tra 80.000 e 50.000 euro di preventivi accettati c’è una forbice di 30.000 che possono fare una bella differenza.
Al posto di affannarti a cercare sempre nuovi pazienti cerca di curare quelli che si sono già rivolti a te, convertendo il maggior numero da potenziali a effettivi.
Strutturati e rinforzati internamente.
Diversamente, quello a cui andrai incontro sarà quello che io chiamo “effetto colabrodo”: Butti dentro tante risorse ma, alla fine, quello che ti rimane e sempre troppo poco rispetto a quello che hai inserito con tanta fatica.
Riprendendo le percentuali viste sopra, uno studio con un fatturato di 800.000 euro annui sta perdendo opportunità per circa 240.000 e, cosa peggiore, pazienti che andranno a curarsi presso altre strutture.
Fai le dovute proporzioni con il tuo studio.
Vorrei anche informarti che non sono numeri buttati così a caso ma è quello che vedo quasi ogni volta che entro in consulenza all’interno di una struttura.
UN CASO ESEMPLARE
Alcuni anni fa sono stato assunto da un odontoiatra per la gestione del percorso paziente in prima visita e, in uno degli incontri dedicati alla lettura e al confronto sulle statistiche quello che emergeva è che un paio dei suoi collaboratori che eseguivano le prime visite avevano delle percentuali di accettazione sotto il 50%.
Lui non ci poteva credere e pensava ci fosse un errore nei dati. Dopo un veloce confronto con la segreteria avevamo capito che i dati erano corretti.
Era sconcertato. Non poteva credere al fatto che due suoi colleghi su cui riponeva la sua massima stima avessero dei riscontri così negativi.
LA PAURA DEI DATI
A volte è come se ci fosse una sorta di paura nel confrontarsi con i numeri e con l’analisi oggettiva che deriva dalla loro lettura.
Risulta invece fondamentale applicare il controllo di gestione della tua prima visita per fare in modo di poter ottenere da essa il massimo e compiere le azioni necessarie a supporto del cambiamento e della crescita.
Tornando all’esempio del paragrafo precedente, se non fossimo stati in possesso dei dati non avremmo potuto capire dove e come poter agire per migliorare ulteriormente le performance dello studio.
I dati, se corretti, sono nostri alleati e, come un un faro, illuminano il percorso da intraprendere dandoci delle indicazioni su dove agire.
LE CAUSE DEL PROBLEMA
La mancanza di controllo di gestione nelle strutture odontoiatriche deriva principalmente da una combinazione di fattori, tra cui la mancanza di consapevolezza riguardo ai vantaggi di questa pratica e la paura di cambiamenti o dell’investimento di risorse.
La questione, dal mio punto di vista, andrebbe letta al contrario. Un controllo di gestione accurato della tua prima visita (e del personale formato per gestirla efficacemente) ti metterebbe in condizione di avere più risorse finanziarie per investire in ulteriori risorse umane a supporto delle molteplici attività da portare avanti.
In pratica, i maggiori e migliori introiti pagano la risorsa.
Spesso, i titolari e i responsabili si concentrano sulle attività operative quotidiane e trascurano la prospettiva a lungo termine, perdendo così l’opportunità di identificare aree di miglioramento e crescita.
SOLUZIONI COMUNI CHE NON RISOLVONO IL PROBLEMA
Esistono alcune soluzioni diffuse tra le strutture odontoiatriche che mirano a migliorare l’efficienza e l’organizzazione, ma spesso queste non sono sufficienti per affrontare i veri problemi sottostanti.
Ad esempio, l’implementazione di sistemi informatici per la gestione dei pazienti potrebbe sembrare una soluzione, ma se non si basa su dati accurati e analisi statistiche significative, potrebbe non portare ai risultati desiderati.
Darsi delle regole di gestione dei dati risulta quindi fondamentale.
COSA HO CAPITO
Il controllo di gestione in prima visita, se implementato correttamente, può fornire una panoramica completa di come lo studio odontoiatrico si comporta nel percorso paziente e di qual è il suo ritorno in termini economico-finanziari e di customer experience.
L’analisi delle statistiche relative alla prima visita può rivelare dati preziosi sui tassi di accettazione e scarto dei trattamenti proposti, permettendo di identificare aree di miglioramento e aumentando la consapevolezza riguardo a eventuali mancate opportunità di business.
APPROFITTARE DEI VANTAGGI: UN CONTROLLO DI GESTIONE EFFICACE
Infine, è importante sottolineare che un controllo di gestione accurato può portare a risultati sorprendenti.
Prendere decisioni informate basate su dati statistici può aumentare la redditività, migliorare la soddisfazione dei pazienti e creare nuove opportunità di crescita.
Se si riesce a superare le percezioni errate e abbracciare il suo potenziale nella prima visita odontoiatrica, si potrà trasformare il modo in cui lo studio opera, portando a un futuro più prospero e di successo.
COSA PUOI FARE
Se sei un titolare o un responsabile di uno studio odontoiatrico e desideri ottenere i massimi benefici dal controllo di gestione, puoi farti aiutare a implementare un sistema personalizzato per la tua struttura.
Attraverso consulenze e soluzioni su misura, puoi farti supportare nella raccolta e nell’interpretazione delle statistiche, facendoti fornire gli strumenti necessari per prendere decisioni informate e aumentare l’efficienza complessiva del tuo studio.
IN CONCLUSIONE
Il controllo di gestione e le statistiche relative alla prima visita odontoiatrica rappresentano una risorsa di valore inestimabile per tutti gli studi e le strutture odontoiatriche.
Superando le percezioni errate e abbracciando delle soluzioni basate su dati e analisi, si aprono nuove opportunità per affrontare le sfide del settore e ottenere risultati di successo.
Investire tempo e risorse in questa pratica può portare benefici tangibili sia per i pazienti che per il business stesso.
La chiave è essere aperti al cambiamento e alla ricerca di soluzioni innovative per migliorare costantemente.
La stessa cosa può avvenire con una miriade di aspetti che riguardano la prima visita come, ad esempio, l’impatto degli sconti che eroghi, le tue prestazioni e quelle dei tuoi collaboratori, etc.
COMPITI PER CASA
Oggi ti propongo un gioco.
Per prima cosa pensa quale, secondo te, è il tasso di accettazione (sul valore) dei preventivi presentati nel tuo studio. Prendi un foglio di carta e scrivi questo numero al suo interno e riponilo da una parte.
Ora, apri il gestionale e verifica se il numero che avevi in testa corrisponde al dato reale.
Se non hai idea di quali sono i passaggi per ottenere questo dato chiama il servizio clienti e fatti guidare.
E’ una cosa molto semplice (ma che quasi nessuno guarda).
Buon lavoro.
Toshiro
