I protocolli di lavoro seguono la regola del “fine pena mai”.
La data di inizio è certa mentre il giorno in cui saranno definitivi
non è dato saperlo.
In questi giorni sono stato ospite di una struttura odontoiatrica per la presentazione di un mio evento formativo per la gestione extra clinica della prima visita.
Prima di parlare ho avuto il piacere di assistere alla relazione di un clinico molto noto e, con grande interesse, non ho potuto fare a meno di trovare diverse similitudini tra l’approccio clinico e scientifico dei casi proposti.
Attenzione al particolare, scelte strategiche, misurazioni, follow up cadenzati, altre misurazioni.
Tutte con lo scopo di migliorare con dedizione e costanza la propria professionalità e i successivi interventi.
Clinica ed extra clinica sono più simili di quanto pensi.
Oggi voglio condividere con te alcune riflessioni e modalità operative per una gestione efficace dei protocolli di lavoro extra clinici. Partiamo da cosa succede se non sono presenti o non vengono utilizzati per poi capire quali sono le regole di base per strutturarli.
COSA ACCADE SENZA I PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI
Disorganizzazione e confusione
Senza protocolli ben definiti, le strutture odontoiatriche possono subire una disorganizzazione interna che rende difficile per il personale lavorare in modo coordinato. Questa mancanza di chiarezza può portare a errori, ritardi nei trattamenti e disorientamento generale.
Comunicazione inefficace
La comunicazione tra i membri dello staff è fondamentale per fornire cure di qualità. La mancanza di protocolli può generare incomprensioni, malintesi e persino conflitti, compromettendo la collaborazione e l’efficacia del team.
Esperienza del paziente compromessa
I protocolli extra clinici sono essenziali per garantire un’esperienza positiva ai pazienti. Senza di essi, i tempi di attesa possono aumentare, l’accoglienza può essere scarsa e la gestione degli appuntamenti potrebbe essere caotica, diminuendo la soddisfazione generale del paziente.
Inefficienze operative
La mancanza di protocolli standardizzati può comportare sprechi di tempo e risorse. Attività ripetitive possono richiedere più tempo del necessario, causando ritardi e rallentamenti nella routine quotidiana.
8 REGOLE PER LA CREAZIONE E GESTIONE DEI PROTOCOLLI DI LAVORO EXTRA CLINICI
Definire obiettivi chiari
I protocolli devono avere obiettivi chiari e misurabili. Ad esempio, se il protocollo riguarda la gestione degli appuntamenti, l’obiettivo potrebbe essere ridurre il numero di disdette dei pazienti del 20% entro un determinato periodo.
Coinvolgere il personale
Coinvolgere tutti i membri dello staff nella creazione dei protocolli è essenziale.
Ogni ruolo ha un punto di vista unico e prezioso sulla routine quotidiana, quindi è importante considerare le opinioni di tutti. Ciò favorirà senso di appartenenza e responsabilità all’interno del team.
E’ necessario adottare una strategia definita “bottom up” che parte dal basso. Al contrario, se i protocolli saranno calati dall’alto e imposti è molto facile che non verranno applicati.
Standardizzare i processi
Puoi partire con l’identificare i processi chiave all’interno della struttura e standardizzarli. Ciò significa stabilire procedure dettagliate e uniformi per svolgere ogni compito, dalla gestione della chiamata in entrata a come presentare un preventivo di spesa o come gestire i preventivi in stand by.
La standardizzazione garantisce mediamente una maggiore qualità erogata e un miglioramento dei processi di lavoro che porteranno anche a un miglioramento dei principali indici aziendali: fatturato, flusso di cassa e utile.
Definire le procedure e le linee guida
Una volta definito l’obiettivo, coinvolto il personale e identificati i processi e le attività principali, passa alla definizione delle procedure e delle linee guida del protocollo.
Queste procedure dovrebbero essere chiare, dettagliate e step-by-step, in modo che ogni membro del team sappia esattamente cosa fare e come farlo.
Documentare i protocolli
Tutti i protocolli devono essere documentati in modo chiaro e accessibile a tutti i membri del team. Utilizzare formati facilmente consultabili e aggiornarli regolarmente in base alle esigenze in evoluzione della struttura.
Puoi utilizzare documenti cartacei o formati digitali, come file PDF o documenti condivisi online. Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, comprese le istruzioni, i tempi stimati e le responsabilità specifiche per ogni membro del team coinvolto.
Io personalmente adotto delle cartelle condivise su Drive con un file che offre una mappatura generale, con i processi coinvolti, le attività che vengono suddivise in protocolli, dispense, check list e tutto quello che può essere utile a far comprendere in maniera semplice come eseguire una determinata attività.
Formazione continua
Garantire che tutti i membri del team siano adeguatamente formati sui protocolli e le eventuali modifiche apportate. Organizzare sessioni di formazione periodiche per assicurarsi che il personale sia sempre aggiornato sulle procedure.
Monitoraggio e misurazione
Una volta implementato il protocollo, inizia a monitorare e misurare i risultati. Definisci metriche chiave per misurare il successo del protocollo, come il numero di appuntamenti confermati, il tasso di accettazione e il livello di soddisfazione del paziente. Utilizza queste metriche per valutare l’efficacia del protocollo e apportare eventuali miglioramenti.
Controllo continuo e adattamento (fine pena mai)
Un protocollo extra clinico non deve essere considerato un lavoro concluso una volta implementato. È importante eseguire un controllo continuo per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.
Raccogli feedback dal personale e dai pazienti e apporta i cambiamenti necessari per ottimizzare il protocollo nel tempo. Stabilisci degli incontri cadenzati per discutere dei feedback raccolti e apportare le dovute modifiche.
CONCLUSIONI
La presenza di protocolli di lavoro extra clinici all’interno delle strutture odontoiatriche è un fattore cruciale per garantire l’efficienza operativa, la comunicazione interna e l’esperienza complessiva del paziente. Senza di essi, le strutture rischiano di trovarsi disorganizzate, inefficienti e incapaci di fornire una cura ottimale.
Seguendo le regole per la creazione e gestione dei protocolli, il personale odontoiatrico può garantire una migliore collaborazione e una cura di alta qualità per i pazienti, migliorando così il successo e la reputazione della struttura.
COMPITI PER CASA
Se hai creato i tuoi protocolli ho alcune domande per te.
Hai mai fatto una revisione dei protocolli creati?
Quando è stata l’ultima volta?
Se non hai dei protocolli extra clinici il tuo compito sarebbe quello di individuare le principali attività e partire con il primo.
Buon lavoro e un caro saluto.
Toshiro
